Bí kíp triển khai quy trình onboarding cho nhân viên mới

Onboarding là quy trình cần thiết giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường và công việc. Quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại. 

Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng - điều này có thể khó khăn nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ cần biết. 

Lợi ích khi triển khai onboarding cho doanh nghiệp

Công việc của người làm nhân sự - tuyển dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý với job offer từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.

Cụ thể, một quy trình onboarding hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm chi phí hoạt động: Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (tiêu chuẩn thông thường là 2 tháng), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.
• Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên: Một cá nhân, dù tự tin đến đâu, khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ, cũng sẽ có những biểu hiện bối rối, lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở bộ phận nhân viên mới, quy trình onboarding sẽ đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp nhanh, thân thiện hơn.  
• Giảm turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc): Để giảm thiểu con số đáng lo ngại này, quy trình onboarding sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ sâu sắc hơn với tổ chức.

Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước.

Các bước triển khai onboarding hiệu quả

1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding 

Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó qua những câu hỏi sau:

• Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết về công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả? 

• Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc? 

• Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.

• Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi ,…?)

• Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.

• Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.

Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình onboarding trước đây. 

Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả, hữu ích. 

2. Chuẩn bị Pre-boarding 

Để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả, doanh nghiệp, trước tiên, phải đưa tới cho nhân viên của mình những trải nghiệm lý thú qua các khâu tiền trạm “pre-boarding”. Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc: 

• Hãy chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hay điện thoại cá nhân (nếu cần).
• Những mẫu giấy tờ cần thiết với nhân viên như: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh,… cũng nên được gửi đi và thu thập lại trong thời gian này. Vì thực tế, những thủ tục này thường rất mất thời gian để hoàn thành.

Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong biển giấy tờ nhàm chán. 

Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:

Việc chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà tặng này, bao gồm:

• Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới
• Đồng phục công ty
• Sổ tay và bút viết
• Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
• Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
• Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới 

Thêm vào đó, hãy đảm bảo tất cả nhân viên ý thức được về việc sẽ có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới hiệu quả hơn. 

3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới

Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. 

• Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành chung,...

• Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp

• Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.

• Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho nhân viên

Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội tốt để có thể ghi điểm và tạo ấn tượng tốt tới nhân viên mới, hãy cố gắng lồng ghép những trò chơi vui nhộn và chương trình để họ thấy được bầu không khí, văn hóa tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới. 

4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc.

Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, có thể nghĩ tới giải pháp cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “on-the-job training” - training dựa trên chính công việc thực tế.

Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp - chương trình mentorship. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới.