Luôn đồng hành cùng khách hàng!
Email : info.cicpharma@gmail.com
Các cuộc họp kéo dài thường không mang lại hiệu quả, hơn nữa, nghiên cứu chỉ ra rằng, nó làm ảnh hưởng không tốt tới tinh thần nhân viên và các mối quan hệ công sở. Văn hóa doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng tiêu cực. Làm sao để cải thiện tình trạng này?
Văn hóa doanh nghiệp là một cụm từ thường xuất hiện trong các bài diễn văn của quản lý hoặc cấp lãnh đạo và đi kèm với tuyên bố tầm nhìn (vision), sứ mệnh (mission) và giá trị cốt lõi (core value) của công ty. Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm quen thuộc với nhân viên của bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên, không phải 100% nhân sự của bạn để ý và cảm nhận được sự hiện diện của nó.
Văn hóa doanh nghiệp tồn tại trong các thực thể hữu hình như văn phòng, đồ đạc cơ sở vật chất, trong các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, các ấn phẩm truyền thông,... truyền tải đến chúng ta thông qua màu sắc, các khẩu hiệu, các họa tiết,.. những yếu tố thể hiện tính cách doanh nghiệp.
Văn hóa, một cách khác, xuất hiện và tồn tại trong tổ chức vô hình thông qua các buổi gặp gỡ, các buổi họp, các buổi tiệc hay các buổi team-building,... giữa các hoạt động kết nối giữa con người với con người.
Thống kê cho thấy: Các buổi họp phục vụ cho gặp gỡ, thông báo, đề xuất, đóng góp ý tưởng, đánh giá,... là hoạt động mang tính kết nối chiếm nhiều thời gian nhất trong doanh nghiệp. Theo thống kê, trung bình tại một công ty, mỗi tháng có tới 62 cuộc họp được tổ chức tương đương với 24 giờ mỗi tuần được sử dụng để họp. Mỗi cuộc họp trung bình có 9 người tham gia.
24 giờ cho mỗi tuần tương đương với 96 giờ đồng hồ cho mỗi tháng - một con số khổng lồ dành cho việc họp. Thời lượng này chủ yếu dành cho tương tác và giao tiếp nội bộ. Vì thế, “niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy” của toàn thể các thành viên - những yếu tố hình thành nên văn hóa doanh nghiệp sẽ được thể hiện trong giờ họp nhằm đạt được công nhận chung của tập thể. Lúc này, văn hóa sẽ gián tiếp được hình thành.
Các lãnh đạo ngày nay nên ghi nhớ điều này: Thời lượng quá dài của các cuộc họp có thể giết chết cảm hứng của nhân viên. Họ sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái buồn ngủ hoặc mất tập trung, hệ quả là quên khuấy đi điều gì đó sếp đã nhắc trong buổi họp.
Nghĩ về lần gần nhất bạn làm việc mà không lên bản nháp kế hoạch hay lập thời gian biểu (timeline/agenda) là khi nào? Làm việc mà không có kế hoạch thật sự là một công việc khó.
Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo vì lí do bận rộn thường kiếm cớ bỏ quên “thủ tục” này. Họ nghĩ đâu nói đó, lẽ dĩ nhiên, có thể buổi họp vẫn diễn ra trôi chảy - nhưng buổi họp dễ dài dòng, lan man và đánh mất sự chú ý của người nghe.
Bạn có nhớ văn hóa doanh nghiệp được truyền tải qua những buổi họp? Nếu không muốn nhân viên của mình lười nhác, làm việc lộn xộn, thiếu kế hoạch như một lẽ hiển nhiên, bạn không nên làm cho thói quen xấu này được phổ biến. Hãy gửi agenda buổi họp cho nhân viên trước giờ họp và thẳng thắn yêu cầu ngược lại khi tham dự bất kỳ buổi họp nào.
Sẽ chẳng còn gì tệ hơn khi gần sát đến giờ họp, nhân viên nào đó được cử đi xem xét liệu có còn phòng tài nguyên nào trống để team có thể ngồi họp được hay không.
Tương tự với nhân viên của bạn: một số quy định giờ giấc, phân công người chuẩn bị, về nhiệm vụ của mọi người trước và sau buổi họp sẽ giúp buổi họp diễn ra nhanh chóng và gọn gàng.
Để củng cố văn hóa doanh nghiệp, ví dụ như văn hóa Nhiều nhà lãnh đạo muốn làm tăng kỷ luật của đội nhóm mình bằng cách thêm vào những quy định hay nguyên tắc. Nguyên tắc là tốt, nhưng hiển nhiên bạn sẽ không muốn một bầu không khí nghiêm trang, tù túng làm mất đi sự thoải mái của nhân viên. Bạn cũng không muốn họ căng thẳng, sợ sệt hoặc phát ra những tín hiệu chống đối khi phải lắng nghe trong một bầu không khí như thế. Rõ ràng, mọi người làm việc hiệu quả nhất trong một nơi làm việc mà ai cũng vui vẻ, thoải mái là chính mình.
Nếu nội dung buổi họp thay thế được bằng chỉ một email gửi được cho các thành viên, có lẽ bạn nên đặt câu hỏi về tính hiệu quả của buổi họp đó.
Để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, trước tiên, nhà quản trị cần xây dựng cho công ty một “văn hóa họp” hiệu quả:
Thiết lập chuẩn mực cho một buổi họp
Như đã đề cập, chuẩn mực của buổi họp là yếu tố vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, văn hóa công ty được hình thành từ những yếu tố chuẩn mực vô hình bồi đắp theo thời gian. Những buổi họp chuẩn mực sẽ dần đi thành thông lệ và bồi đắp nên văn hóa lâu dài cho doanh nghiệp.
Kết thúc buổi họp bằng một tổng kết rõ ràng
Tránh việc nhân viên vẫn hoang mang sau buổi họp về những nội dung “nửa vời” chưa được thống nhất, nhà lãnh đạo nên tổng kết buổi họp với những vấn đề đã đặt ra, những nội dung đã được giải quyết và những ý tưởng có thể sử dụng trong dự án sắp tới.
Tại sao lại không tranh thủ cơ hội gắn kết các thành viên tại các buổi họp - nơi mà họ có cơ hội gặp gỡ, giao tiếp, kết nối với nhau nhiều nhất. Làm sao để làm nóng mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay phòng ban trong tổ chức?
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp - chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và phục vụ khách hàng 24/24
